IA en la sombra: la IA que tu equipo ya usa sin que nadie lo haya decidido

Es usar herramientas de IA en el trabajo sin que la empresa lo haya decidido ni aprobado. Alguien pega un contrato para resumirlo. Otra persona sube un listado de clientes para limpiarlo. Una tercera pide ayuda con un correo delicado y copia el hilo entero.

Casi nunca hay mala intención. La gente usa lo que le ahorra trabajo. El problema es que nadie sabe qué información sale de la empresa, a dónde va ni qué se hace con ella.

Primero, los datos salen. Datos de clientes, de empleados o de contratos acaban en cuentas personales que la empresa no controla. Si son datos personales, entra en juego el RGPD. Si es información reservada, afecta a tus acuerdos y a tus clientes.

Segundo, se da por buena una respuesta que nadie ha comprobado. La IA escribe con seguridad aunque se equivoque. Si nadie ha aprendido a revisarla, el error llega al cliente con buena ortografía.

Tercero, no hay un criterio común. Cada persona decide sola qué es aceptable, y cada una decide algo distinto.

El Reglamento europeo de inteligencia artificial, el AI Act, incluye en su artículo 4 una obligación de alfabetización en IA. Las organizaciones que desarrollan o usan sistemas de IA deben tomar medidas para que su personal sepa lo suficiente sobre ellos. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025.

No doy asesoramiento legal. Pero es un buen motivo para algo que te conviene igualmente: que tu equipo sepa qué hace la IA, dónde falla y qué datos no se le dan.

Lo habitual es prohibirla. Pero si la herramienta ahorra trabajo, la gente la seguirá usando a escondidas. Pierdes la visibilidad y el riesgo sigue ahí.

Lo que funciona es ordenarla: dar a tu equipo una opción mejor que la que cada uno se ha buscado por su cuenta.

Una herramienta aprobada, con cuenta de empresa y condiciones claras sobre qué pasa con los datos. Si la opción oficial es cómoda, es más fácil que la gente deje la suya.

Una política de uso corta, que se lea en cinco minutos: para qué sí, para qué no y qué hacer si hay dudas. Y unas reglas de datos sencillas: qué información nunca se pega en una IA y cuál sí.

Y formación práctica con los casos reales de tu equipo. Nada de charlas genéricas sobre el futuro: cómo usarla bien cada día y cómo revisar lo que produce. Con estas cuatro piezas, tu equipo usa la IA a la vista y con tus reglas. Y tú sabes qué datos salen y a dónde.

Formo equipos en el uso de la IA en el trabajo, en la línea de lo que pide el artículo 4: qué herramienta aprobar, qué política de uso escribir y cómo proteger los datos. También soy profesor colaborador en la escuela de negocios EDEM. Allí imparto algunas asignaturas de IA del Máster en Diseño UX/UI, IA y Estrategia Digital.

Lo cuento desde dentro. En 2021 cofundé Chat Ergo Bot, una startup de IA conversacional que dirigí, antes de que existiera ChatGPT. Hoy soy Head of AI GTM Engineering en Sesame HR, con un mandato sobre los proyectos internos de IA de toda la empresa. Sé lo útil que es la IA y sé dónde se rompe.