¿Lo necesitas?

La pyme que crece a base de hojas de cálculo

El negocio va bien y el equipo crece. Pero el día a día se sostiene con hojas de cálculo, copiar y pegar y la memoria de dos o tres personas.

• Para saber una cifra tienes que pedírsela a la única persona que sabe sacarla del CRM.
• Los mismos datos se escriben dos o tres veces en herramientas distintas.
• Cuando alguien se va de vacaciones, algunas tareas se paran.
• Cada mes alguien pasa una tarde montando el mismo informe a mano.
• Cada área tiene su propia cifra de ventas, y no coinciden.

Primero, decidir dónde vive cada dato y quién responde de él. Después, automatizar lo que se repite. A veces encaja un agente que responde preguntas sobre los datos de tu empresa. Así cualquiera encuentra la cifra sin pedirla y nadie pierde la tarde con el informe.

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La empresa con equipo comercial y contactos que llegan

Te llegan contactos por la web, por campañas o por recomendación, y un equipo comercial tiene que atenderlos.

• Alguien decide a mano, al final del día, a qué contacto se llama primero.
• Los contactos buenos esperan lo mismo que los que nunca iban a comprar.
• Nadie sabe con seguridad de qué campaña vino cada cliente.
• El comercial entra en la llamada sin saber qué miró el cliente ni qué preguntó.
• Cada propuesta comercial se escribe desde cero.

Un sistema que lee cada contacto, valora si encaja y lo pasa a la persona adecuada con el contexto ya preparado. Tu equipo llama primero a quien tiene más opciones de comprar. Y llega a la llamada sabiendo de qué hablar.

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El equipo en remoto o repartido

La gente trabaja desde sitios y horarios distintos. La empresa vive en el chat, las videollamadas, el correo y los documentos compartidos.

• Una decisión se toma en un hilo de chat y un mes después nadie la encuentra.
• Para saber cómo se hace algo hay que preguntar, porque no está escrito en ningún sitio.
• Hay reuniones que solo sirven para ponerse al día de lo que ya se dijo por escrito.
• Una persona nueva tarda semanas en saber dónde está cada cosa.

Decidir dónde vive cada tipo de información y quién la mantiene al día. Después, dar al equipo una forma fácil de preguntar y encontrarla. Las decisiones quedan escritas y quien llega nuevo encuentra las cosas sin preguntar. Lo cuento en «Tu empresa ya es un sistema».

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La empresa donde cada uno usa su propia IA

Nadie ha aprobado una herramienta de IA, pero medio equipo ya la usa con su cuenta personal para escribir, resumir o analizar.

• Has visto a alguien pegar un contrato o un listado de clientes en un chat de IA.
• No hay una norma escrita sobre qué datos se pueden usar con IA y cuáles no.
• Llegan a clientes textos que nadie ha revisado con cuidado.
• No sabrías decir qué herramientas de IA usa hoy tu equipo.

Ordenarlo sin prohibir: una herramienta aprobada, una política de uso corta, reglas claras sobre los datos y formación práctica. Va en la línea de lo que pide el artículo 4 del AI Act. Tu equipo sigue usando IA, y tú sabes qué datos salen y adónde. Lo explico en «IA en la sombra».

Pregunta por la formación

La empresa con una web que solo informa

La web recibe visitas y tiene buen aspecto, pero funciona como un folleto: informa y espera.

• Un mensaje que llega el viernes por la tarde no se contesta hasta el lunes.
• No sabes qué páginas leen los clientes antes de escribirte, ni dónde se van.
• Nadie ha comprobado si la web se puede usar solo con teclado o con un lector de pantalla.
• En el móvil tarda en cargar y el formulario es incómodo.
• No sabes si tu web cumple las normas de privacidad y de accesibilidad.

Tratar la web como tu primer empleado. Que atienda a cualquier hora por texto, voz o teléfono, y que avise al equipo cuando alguien necesite hablar con una persona. Y que la pueda usar cualquier persona. Lo desarrollo en «Tu web como primer empleado».

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La empresa que fue encadenando herramientas

Con los años se han ido sumando aplicaciones, conexiones entre ellas y automatizaciones. Cada una llegó para resolver un problema concreto.

• Nadie podría dibujar qué datos pasan de una herramienta a otra.
• Si una automatización falla, te enteras cuando se queja un cliente.
• Pagas herramientas que nadie recuerda por qué se contrataron.
• Hay procesos en los que una IA decide algo y nadie revisa qué decidió.

Un diagnóstico de sistemas y flujos. Sale un mapa de qué herramientas usa tu equipo, qué datos pasan por cada una y dónde decide la IA. Lo leo de dos formas: dónde hay riesgo y dónde se pierden horas. El diagnóstico detecta problemas; no certifica el cumplimiento.

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La empresa que atiende muchas consultas de clientes

Cada día llegan preguntas por correo, teléfono, chat o redes. Muchas se parecen, y el equipo las contesta una a una.

• Tu equipo responde cada semana las mismas preguntas sobre plazos, precios o el estado de un pedido.
• Un cliente pregunta por dos canales y recibe dos respuestas distintas.
• Las quejas se resuelven, pero nadie mira qué las provoca.
• Fuera de horario, las consultas se acumulan hasta el día siguiente.

Un agente que contesta las preguntas que se repiten con tu información real y pasa a una persona las que necesitan criterio, con el caso ya resumido. Tu equipo dedica su tiempo a los clientes que de verdad lo necesitan. Y cada mes ves qué preguntas llegan y por qué.

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La empresa que vive entre facturas, pedidos y papeles

Facturas de proveedores, pedidos, albaranes y contratos llegan por correo o en PDF. Alguien los lee y copia los datos a mano.

• Alguien pasa horas copiando datos de facturas o pedidos a otra herramienta.
• Un error al copiar un importe se descubre semanas después, al cuadrar las cuentas.
• Para saber si un pedido está entregado y facturado hay que mirar en tres sitios.
• Los vencimientos de contratos y pagos dependen de los recordatorios de una sola persona.

Un sistema que lee cada documento, saca los datos y los lleva a su sitio. Cuando algo no cuadra, avisa a una persona. Tu equipo deja de copiar a mano y solo atiende lo que necesita su criterio.

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La empresa que paga a otros por trabajo que se repite

Cada mes pagas a una agencia, a un proveedor o a tu propio equipo por tareas que siguen siempre los mismos pasos.

• Pagas por horas y no sabes cuánto te cuesta cada resultado.
• Revisas a mano lo que te entregan, porque nadie ha escrito qué es un trabajo bien hecho.
• Tu equipo pasa horas cualificando contactos, preparando informes o revisando expedientes.
• Cuando hay más volumen, la única salida es contratar o pagar más horas.

Pasar esa tarea a la IA. Antes de empezar acordamos por escrito qué cuenta como hecho, y cada mes ves cuánto cuesta cada tarea. Lo explico en «Cómo trabajo».

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